淹没在电子邮件中？以下是整理收件箱的5种最佳做法

作者: 尼拉·兰扬·鲁德

一个普通的专业人士每天收到121封电子邮件。当您必须处理这种音量时，当然很容易失去对收件箱的控制。对于我们大多数人来说，阅读和回复电子邮件会占用我们每周工作的28%。与电子邮件管理相关的压力是真实的。

需要出路吗？以下是一些实用且经过验证的方法，可帮助您管理每天收到的大量电子邮件。

应用80/20规则

为了有效地管理电子邮件，我们只需要关注导致80% 结果的20% 的投入。换句话说，重点需要转移到我们从中获得最高价值的电子邮件的20%。这些可以是来自顶级客户的电子邮件，与最近项目相关的电子邮件，这些电子邮件将帮助您实现突破性的工作，演讲机会，研讨会邀请等。

20% 的电子邮件是需要立即关注和回复的电子邮件。他们需要得到最优先的考虑。对于这些电子邮件，请遵循两分钟规则: 如果不到两分钟，现在就做。

至于剩余的80%，请花一些时间回复或遵循此处的任何提示，以更好地管理它们 (或将其丢弃)。

暂停收件箱

如果你对收件箱中的电子邮件数量不知所措，并且现在不想处理它，当你发送或接收它们时，你可以控制这些。 Gmail的Boomerang是一个简单的工具，充当私人秘书。你可以让你的收件箱在你想要的时间内不接收电子邮件。它还可以向您发送提醒，帮助您安排电子邮件并设置自动响应。

触摸一次

顾名思义，一次触摸是一种依赖于立即做出决定的原则。它也被称为唯一处理一次 (俄亥俄州) 方法。一遍又一遍地回到同一封电子邮件，势必会浪费很多时间。所以你触摸它一次，采取任何需要采取的行动，关闭它，然后进入下一个优先级。

触摸一次原理似乎很容易，但在电子邮件方面可能会有点难以理解。因为我们倾向于推迟回复电子邮件，这种想法长期潜伏在我们的脑海中。

保持这种心态很重要，尤其是因为我们每天都要处理大量的电子邮件。这将防止你不断被未回复的电子邮件分散注意力，这会大大降低你的工作效率。

设置默认回复

如果您发现自己一遍又一遍地输入相同的消息，则可以为类似的响应创建自己的模板。根据您发送的回复类型创建不同的类别，您可以针对各种回复进行相应的自定义。这将帮助您节省大量时间，否则从头开始编写邮件将需要。

许多公司和企业都遵循这一点。他们创建了一套标准的回复来推出，只增加了一点个性化。

将您的群组电子邮件帐户转换为共享收件箱

群组电子邮件可以一个接一个地弹出，并且可能与群组中标记的每个人相关，也可能不相关。可能只需要两名员工就可以对该电子邮件采取行动，但不知何故，还有十二名员工收到了电子邮件。

需要有一种方法可以组织此类电子邮件，以有效的方式监视团队的工作流程。使用电子邮件协作工具来替代此类问题。

这样的工具使您可以轻松地将任务分配给团队中的任何人，而无需转发电子邮件。它还可以让你在内部交流，而不必写电子邮件。这两件事都意味着您要处理的电子邮件混乱较少。

最后，看看什么对你有用!

管理电子邮件没有 “正确的方法”。对某人有用的东西可能对你不起作用。管理电子邮件需要吸收一些规则和一些纪律。这很像养成新习惯。给它点时间。

Niraj Ranjan roout是Hiver的联合创始人兼首席执行官