如何整理档案(档案整理归档封面)

卷件融合是《机关档案管理规定》在档案整理方面提出的新思路。卷件融合从整理思路、档案管理、档号编制、目录编制上提出了档案资源的融合管理的新思路、新要求。

1.从整理思路上将卷、件统一起来

卷、件作为目前同时存在的两种整理方式，各有其存在的价值和意义。按卷整理在保持文件之间的历史联系、按件整理在体现文件形成规律方面都有对方无法比拟的优点，因而科技等档案以卷为单位整理、文书档案等以件为单位整理都有其合理性，不宜简单以卷代件或以件代卷。

实践中，卷内件与按件整理的件并无本质区别，因而可以将卷、件看作档案整理的两个级次，其中件为基本单位，卷则是在件这个基本单位基础上将密切联系的件组合起来，反映一个问题或一项活动（比如科技档案）。当然，如果件本身已经能够基本反映一个问题或一项活动（比如文书档案），则无需再进行组合。按照这个思路，卷、件不是两种整理方法的分野，而只是整理级次上的区别。因此，卷件融合，首先要尊重卷、件存在的合理性，不能将二者对立起来。其次，要将件确立为档案整理的基本单位，统一卷内件和按件整理的件的整理要求，将卷、件的整理统一起来。当然，在具体整理中，为避免混乱，同一门类不可同时采用卷、件两种整理方式。

2.从档案管理上将卷、件统一起来

在档案管理实践中，不少单位习惯于将采用卷、件不同整理方式的档案分开管理，增加了管理系统开发负担，人为造成档案资源割裂，同时在档案日常管理、检索、利用、统计等方面也增加了操作难度。从管理上将卷、件统一起来，就是要通过统一档号、统一目录编制等手段，将采用不同整理方式的同一门类甚至不同门类档案实行统一管理，不因为整理方式不同造成档案资源分散、管理分割。

3.从档号编制上将卷、件统一起来

目前卷、件档号编制采用了以《档号编制规则》（DA/T 13-94 ）、《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）为代表的两套编号体系，增加了整理负担，影响了档案资源的统一、规范管理，是卷件融合的障碍之一。如果按照前述卷、件统一的整理思路，将卷内件和按件整理的件的整理统一起来，则反映档案整理结果的卷、件档号也可以实现相对统 一。比如按照《机关档案管理规定》“体现档案来源、档案门类、整理分类体系和排列顺序等档案基本属性”的档号编制要求，可以考虑采用类似“全宗号一档案门类代码・年度/类别号/目录号一保管期限— 机构/问题/卷号一件号”等兼顾卷、件整理要求的通用档号结构，去统一规划设计卷、件的档号编制方案，实现二者的统一。

全宗号一档案门类代码・年度/类别号/目录号一保管期限一机构/ 问题/卷号一件号

比如，Z109全宗照片类2019年度永久档案第3问题第1件，Z109全宗科技类基建01项目定期30年档案第1卷第3件可以表示为：

Z109-ZP・2019-Y-003-0001

Z109-KJ・JJ01-D30-001-0003

4.从目录编制上将卷、件统一起来

卷、件采用不同的目录形式也是目前实现卷件融合管理的一个障碍。以卷为单位整理的档案需要同时编制案卷目录和卷内文件目录。为方便查阅，过去有将案卷目录和卷内文件目录结合起来形成全引目录的做法，但全引目录制作复杂，主要适应手工管理需要，因而未得到广泛应用。

延续全引目录的思路，可以考虑采用在每条卷内文件目录上增加案卷属性（比如增加案卷题名等）的方式，将案卷目录和卷内文件目录合二为一，形成案卷文件目录。在此基础上，再将案卷文件目录与归档文件目录以序号、档号、文号、责任者、文件题名、案卷题名、日期、密级、页数、备注等项目（可以依需继续扩展）组织起来，就可以形成较为规范、统一的通用档案目录（见下表）。

表 通用档案目录实例

序号

档号

文号

责任者

文件题名

案卷题名

日期

密级

页数

备注

统一的档案目录有助于数据的规范、标准和统一，对于档案目录数据库建设和方便计算机对不同整理方式档案进行统一管理和检索具有重要意义，可以作为今后档案整理的改革方向，但目前对档案实体进行管理仍旧需要按照卷、件整理方式分别编制案卷目录、卷内文件目录和归档文件目录。